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Enfoque:

A Autenticação de Cópias em Cartórios.

O que é autenticação?


Autenticar a cópia de um documento significa declarar que a cópia está igual ao documento apresentado. A autenticação faz prova plena do fato de que a cópia é idêntica ao documento

Para que serve?


A autenticação serve para multiplicar documentos, garantindo às pessoas estranhas que necessitem acreditar nas cópias, que elas têm a mesma validade, a mesma fé do documento verdadeiro.

A autenticação inverte o ônus de prova num processo judicial. Contestada a autenticação, deverá ser provada a falsidade e que o tabelião errou no ato.


Quem deve comparecer?

Qualquer interessado na autenticação, portando o documento a ser autenticado.


Lista de documentos para o serviço Autenticação de cópias:
  • Documento original.


PROCEDIMENTO:
  • Autenticar cópias (em papel) é multiplicar a segurança jurídica de seus documentos.
  • O documento é entregue ao atendente no setor de autenticações.
  • O escrevente faz a análise detida entre o original e a cópia.
  • Apta a fotocópia, o escrevente faz a autenticação. Prazo: na hora. 
  • Retira o documento e a cópia autenticada.


DÚVIDAS


1. Autenticação de cópias - Posso fazer uma autenticação sem apresentar o documento original?


Não. É indispensável apresentar o documento original.


2. Autenticação de cópias - É possível tirar cópia autenticada de uma cópia?


Não. É indispensável apresentar o documento de origem.


3. Autenticação de cópias - Posso fazer uma autenticação de um documento em branco?


Sim, mas a autenticação fará menção a tal fato.


4. Autenticação de cópias - Posso fazer a autenticação de um documento colorido?


Verificar Código de Normas do Estado em Questão. No Maranhão é proibido (§3º do Art. 682 CNCGJ/MA):

§ 3º É proscrito autenticar documentos oriundos da internet ou papel em branco.


5. Autenticação de cópias - Posso fazer a autenticação de um documento eletrônico?


Verificar Código de Normas do Estado em questão, pois há uns que permitem e outros não.
No Estado do Maranhão é proibido. (§3º do Art. 695 CNCGJ/MA):

§ 3° É vedada a autenticação de documentos extraídos da rede mundial de computadores – internet.


6. Autenticação de cópias - Posso autenticar a certidão eletrônica do INSS ou da Receita Federal?


Verificar Código de Normas do Estado em questão. No Estado do Maranhão se aplica o §3º do Art. 695 CNCGJ/MA citado na questão 5.


7. Autenticação de cópias - Como posso fazer para autenticar um e-mail, uma mensagem eletrônica?


É possível fazer uma ata notarial da mensagem, acessando-a no computador e verificando os dados de tráfego da mensagem. Esta ata não dá certeza da integridade e autoria do documento, apenas pré-constitui prova dos dados no momento da verificação pelo tabelião.




Código de Normas do Estado do Maranhão - Das Cópias e Autenticações

Art. 680. Ao autenticar cópia de documento público ou particular que extrair ou lhe for fornecida, o tabelião a confrontará com o original, conferindo os textos e o aspecto morfológico da escrita e verificará, com cautela, se o documento original contém rasuras ou quaisquer outros defeitos, os quais serão ressalvados na autenticação.

Art. 681. No caso de fundada suspeita de fraude, o notário recusará a autenticação e comunicará o fato imediatamente à autoridade competente (delegacia de polícia ou Ministério Público).

Art. 682. É vedada a autenticação de cópia de documento não original, ainda que autenticado.

§ 1ºÉ proibida a autenticação de cópia de documento ou reconhecer firma cujo teor revele ofensa às leis, à soberania nacional, à ordem pública e aos bons costumes.

§ 2º O tabelião de notas ou substituto só poderá reconhecer firma ou autenticar documento escrito em língua estrangeira se estiver acompanhado por tradutor público brasileiro, salvo se o notário compreender o conteúdo, certificando esta circunstância.

§ 3º É proscrito autenticar documentos oriundos da internet ou papel em branco.

§ 4º É proibido autenticar documento que não está totalmente preenchido, tais como: a ausência de datação no documento, se está rasurado ou danificado ou com uso de corretivo.

§ 5º Não está sujeita à restrição do caput a cópia que, emanada e autenticada por autoridade ou repartição pública, constituam documento originário, tais como cartas de ordem, de sentenças, de arrematação, de adjudicação, formais de partilha e certidões de registros públicos, de protestos ou da Junta Comercial.

Art. 683. Quando houver mais de um documento reproduzido na mesma face da folha, a cada uma corresponderá uma autenticação.

Parágrafo único. Pela autenticação de cópia de documento de identificação com validade em todo o território nacional, ou do CPF, ou do título eleitoral, em que frente e verso serão reproduzidos na mesma face da folha, trata-se de apenas um ato autenticado.

Art. 684. Independem de autenticação notarial as cópias autenticadas por autoridade administrativa ou por serventuários judiciais, de documentos existentes nas respectivas repartições.

Art. 685. O tabelião poderá autenticar microfilmes de documentos ou cópias ampliadas de imagem microfilmada, conferido mediante aparelho leitor apropriado.

Parágrafo único. Nessa hipótese, a serventia deverá estar registrada no Ministério da Justiça, nos termos do art. 15 do Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996.


Código de Normas do Estado do Maranhão  -Seção XIV - Da Autenticação de Documentos Avulsos e Eletrônicos

Subseção I
Das Disposições Gerais

Art. 691. Para fins deste Código, entende-se como documento eletrônico ou digital toda informação armazenada em um dispositivo eletrônico (disco rígido, CD-ROM etc.) ou transmitida através de meio eletrônico.

Art. 692. Sempre que um tabelião de notas identificar e qualificar pessoas, atestar a capacidade e enviar dados para autoridades certificadoras digitais, o certificado digital gerado a partir destes dados será válido, e sua correspondente utilização conterá a presunção de veracidade.


Código de Normas do Estado do Maranhão -Subseção II - Da Autenticação de Cópias Reprográficas

Art. 693. Ao tabelião de notas compete com exclusividade autenticar as cópias de documentos públicos ou particulares a ele apresentadas ou por ele geradas, nos termos do inciso V do art. 7º da Lei n° 8.935, de 18 de novembro de 1994.

Art. 694. As cópias autenticadas pelo tabelião, em meio digital ou em papel, têm o mesmo valor probante que os originais, e para todos os efeitos legais fazem prova plena, nos termos do art. 217 c/c o art. 223, ambos do Código Civil.

Parágrafo único. Impugnada a autenticidade de cópia conferida e autenticada por tabelião de notas, cabe à parte que a contesta provar a falsidade.

Art. 695. A autenticação será feita após a conferência da cópia com o documento originário, existente no tabelionato ou exibido pelo apresentante, ou ainda se for conferida por outro tabelião.

§ 1° O tabelião, ao autenticar cópias reprográficas ou eletrônicas, não deverá restringir-se à mera conferência da reprodução com o original, mas verificar se o documento copiado contém rasuras, ausência de datação (dia, mês e ano) ou quaisquer outros sinais indicativos de possíveis fraudes (NR); (Redação dada pelo Provimento nº 10/2015)

§ 2º Constatada rasura ou adulteração, recusará a autenticação ou, se a fizer a pedido da parte, descreverá minuciosamente o verificado.

§ 3° É vedada a autenticação de documentos extraídos da rede mundial de computadores – internet.

Art. 696. Somente serão autenticadas cópias de documentos originais, defeso expressamente a autenticação de cópia.

Parágrafo único. Não estão sujeitas a essa restrição a cópia ou conjunto de cópias reprográficas emanadas do próprio ou outro tabelião, de autoridade ou repartição pública e por elas autenticadas ou assinadas, a constituírem documento originário, como cartas de ordem, de sentença, de arrematação, de adjudicação, formais de partilha, certidões positivas de registros públicos e de protestos, certidões da Junta Comercial.

Art. 697. A cada face de documento reproduzida deverá corresponder uma autenticação, ainda que diversas reproduções sejam feitas na mesma folha.

Parágrafo único. Sempre que possível, a autenticação será feita no anverso do documento.

Art. 698. O tabelião poderá autenticar microfilmes de documentos ou cópias ampliadas de imagem microfilmada, conferidas mediante aparelho leitor apropriado.

Parágrafo único. Para o exercício dessa atividade, o tabelionato deverá estar registrado no Ministério da Justiça, nos termos do parágrafo único do art. 15 do Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, c/c o art. 3° da Portaria nº 12, de 8 de junho de 2009, da Secretaria Nacional de Justiça - SNJ.



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